Trợ lý phòng vật tư tiêu hao & dịch vụ kỹ thuật (service operations administrator)

Đảm bảo các hoạt động kinh doanh vật tư tiêu hao và dịch vụ kỹ thuật được vận hành chính xác, kịp thời và đáp ứng các cam kết với khách hàng, từ khi tiếp nhận yêu cầu, xử lý đơn hàng, điều phối kỹ sư đến khi hoàn tất nghiệm thu, xuất hóa đơn và bàn giao hồ sơ thanh toán.
Đồng thời, vị trí chịu trách nhiệm cập nhật và quản trị dữ liệu khách hàng, thiết bị, đơn hàng và hoạt động dịch vụ trên hệ thống quản lý; góp phần nâng cao hiệu quả vận hành, chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

Mô tả công việc

Chuẩn bị, kiểm tra và theo dõi hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng và các hồ sơ liên quan theo yêu cầu của nhân viên kinh doanh và khách hàng
Theo dõi thời hạn hợp đồng, phạm vi công việc, tiến độ thực hiện, điều kiện nghiệm thu, thanh toán và bảo hành theo các điều khoản đã thỏa thuận.
Là đầu mối phối hợp giữa nhân viên kinh doanh, khách hàng, bộ phận mua hàng, bộ phận kỹ thuật và các phòng ban liên quan trong quá trình xử lý đơn hàng.
Theo dõi toàn bộ vòng đời đơn hàng từ khi tiếp nhận đơn đặt hàng hoặc PO đến khi giao hàng, thực hiện dịch vụ, nghiệm thu và hoàn tất hồ sơ thanh toán.
Phối hợp với nhân viên kinh doanh, phòng kế toán và các bộ phận liên quan trong việc hoàn thiện hồ sơ và theo dõi công nợ khách hàng.

Tiếp nhận yêu cầu điều phối kỹ sư từ nhân viên kinh doanh, khách hàng hoặc quản lý trực tiếp.
Lập lịch và điều phối kỹ sư căn cứ vào mức độ ưu tiên của yêu cầu, địa điểm thực hiện, năng lực chuyên môn, lịch làm việc và thời hạn đã cam kết với khách hàng.
Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ và điều kiện cần thiết phục vụ kỹ sư đi công tác hoặc làm việc tại địa điểm khách hàng.

Chuẩn bị, kiểm tra và quản lý các hồ sơ dịch vụ.
Đảm bảo hồ sơ dịch vụ được hoàn thiện đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn và được lưu trữ theo quy định của Công ty.
Phối hợp với phòng kế toán và nhân viên kinh doanh để hoàn thiện hồ sơ xuất hóa đơn và thanh toán.

Cập nhật và duy trì dữ liệu khách hàng, địa điểm lắp đặt, thiết bị, số serial, thời hạn bảo hành, lịch sử dịch vụ và tình trạng hợp đồng trên hệ thống quản lý.
Cập nhật tình trạng đơn hàng, tiến độ thực hiện dịch vụ, kết quả nghiệm thu và các nội dung phát sinh.
Thực hiện lưu trữ dữ liệu theo quy định của Công ty

Lập và cập nhật các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất: doanh thu dịch vụ, tình trạng đơn hàng và hợp đồng, tiến độ dịch vụ kỹ thuật, KPI kỹ sư, các công việc tồn đọng hoặc quá hạn.

Quản lý, soạn thảo và lưu trữ các văn bản liên quan đến hoạt động của bộ phận.
Phối hợp với các phòng ban trong các công việc chung có liên quan.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý trực tiếp.

Lương cơ bản: từ 8.000.000 đến 10.000.000 đồng/tháng hoặc thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
Thưởng Lễ, Tết và thưởng theo kết quả kinh doanh của Bộ phận.
Hưởng 100% mức lương trong thời gian thử việc theo chính sách của Công ty.
Thời gian làm việc: từ thứ Hai đến thứ Sáu, sáng từ 08:00 đến 12:00, chiều từ 13:00 đến 17:30.
Được đào tạo về sản phẩm, vật tư tiêu hao, quy trình dịch vụ kỹ thuật và hệ thống quản lý của Công ty.
Được tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.
Được hưởng bảo hiểm tai nạn và các chế độ phúc lợi khác theo chính sách của Công ty.
Tham gia du lịch, khám sức khỏe định kỳ và các hoạt động nội bộ.

Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành: quản trị kinh doanh, kinh tế, thương mại, logistics, tiếng Anh hoặc các ngành liên quan.

Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từ 1 đến 2 năm tại một trong các vị trí Service Admin, Sales Admin, Customer Service hoặc Service Coordinator

Sử dụng khá Microsoft Excel, Word, Outlook và các công cụ văn phòng.
Có khả năng tổng hợp, kiểm tra và quản lý dữ liệu.
Có khả năng soạn thảo văn bản, hợp đồng, biên bản và hồ sơ hành chính.
Có khả năng theo dõi nhiều đơn hàng, hợp đồng và lịch công việc cùng lúc.
Tiếng Anh giao tiếp cơ bản; có khả năng đọc hiểu tài liệu, xử lý email và trao đổi các nội dung công việc thông thường bằng tiếng Anh.

Giao tiếp và phối hợp công việc tốt.
Chủ động, năng động và có tinh thần hỗ trợ.
Có khả năng tổ chức, điều phối công việc và quản lý thời gian.
Cẩn thận, chính xác và có trách nhiệm với dữ liệu, chứng từ.
Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm.
Có khả năng xử lý nhiều công việc đồng thời và thích ứng với các tình huống phát sinh.
Tuân thủ quy trình, quy định và nguyên tắc bảo mật thông tin của Công ty.

Ứng viên gửi CV về địa chỉ mail:

Địa chỉ làm việc:

Văn phòng Hồ chí Minh: Công ty TNHH Sao Đỏ Việt Nam – Chi nhánh CMS , Tòa nhà Vạn Đạt, Lô II-1, Đường số 8, Nhóm CN 2, KCN Tân Bình, Tây Thạnh, Hồ Chí Minh